Тайм-менеджмент — планирование дня, цели и задачи тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент - планирование дня, цели и задачи тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — планирование дня, цели и задачи тайм-менеджмента

Приветствую! Как продвигаются ваши дела?

В этой я статье решил поделиться своим опытом планирования. Описал цели и задачи тайм-менеджмента максимально понятно, просто, на своём примере. Пошаговый процесс планирования. И один нюанс на посошок.

Цели и задачи тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — по-русски: Управление временем. Как им можно управлять временем-то? Его, что, становится больше?

Да. Времени становится больше, человек планируя, успевает сделать больше, чем не планируя.

Я начал планировать, как только стал главбухом. Ещё и организация не маленькая, более 300 человек и бухгалтеров 8 человек в подчинении. А главное дел-то много. По сравнению с работой бухгалтером, только чтобы не забыть что нужно сделать и в какие сроки, без записи ни как. И как-то само собой это появилось.

В итоге я всё, успевал. За более, чем 10 лет работы главбухом, был только 1 штраф 100 рублей, только появился новый отчёт на одном листе о численности сотрудников, сдаётся до 20 января, сразу после праздников новогодних. Ну, вот я его не запланировал, так как то ли не знал, то ли забыл, и получил письмо со штрафом. А в бухучете и налогообложении каждый месяц какие-то новшества вводят, нужно быть в курсе, а то попадёшь, в том числе и на деньги.

Как видим, цели и задачи тайм-менеджмента просты:

  • успевать делать дела
  • входить в сроки выполнения задач, у главбуха это чревато штрафами и блокировкой расчётного счёта; например штраф по НДФЛ 20% от суммы, которую нужно перечислить, а это 13% от фонда оплаты труда
  • не запутаться в делах
  • распределить дела по времени, дням, сотрудникам
  • распределить важность задач и их срочность

В последнем пункте мы видим два главных критерия определения задач:

  1. Важность
  2. Срочность

В принципе, это всё что нужно знать в тайм-менеджменте:

  • важно и срочно
  • важно, не срочно
  • не важно, но срочно
  • не важно и не срочно

С утра пишите задачи на день, затем определяете важность и срочность каждой задачи. День начинаете с важных и срочных дел, затем важные и не срочные. Не важные, но срочные, делаете если есть время. А не важные и не срочные выкидываете или делегируете. Зачем они не нужны?

Тайм-менеджмент — планирование дня

Теперь сам процесс планирования.

Я с тех пор веду тетрадку. И на работу хожу с большой тетрадкой, обычно на 96 листов. На последнем месте работы — вёл большую тетрадь размером А4 на 96 листов. Там планы, их выполнение и описания для их выполнения.

Однажды один из работодателей, предъявил мне, что я ничего не делал, я ему зачитал свои записи. Через несколько дней, он всех своих работников обязал записывать, кто, что делает в течение дня. Тут один момент. Изначально я записывал только планы и отметки об их выполнении. А с как раз у этого работодателя начал писать, что сделал в течение дня. И оказалось не зря!

Есть ещё один плюс, который я заметил в планировании. Я мог сжимать время таким образом :-), по крайней мере, так я это определил. Просто за один и тот же промежуток времени я успевал больше, чем кто-то другой. И всегда имел больше свободного времени, чем у кого-то другого.

Теперь по шагам тайм-менеджмент — планирование дня на работе:

  1. Прихожу на работу, стол чистый, достаю тетрадь и стопку текущих дел.
  2. Просматриваю стопку — что срочно нужно сделать, просматриваю тетрадь — какие дела горят и важные.
  3. Определяю важность и срочность.
  4. Достаю нужные документы, нужные программы, файлы и прочее на компьютере.
  5. И в путь :-)
  6. К обеду обычно сделано больше половины или всё. Иногда авралы и я даже не берусь за планируемые дела, всё моё время забирает руководитель. Но, как говорится, не без этого.

С конца прошлого года я стал планировать личные дела. Затем стал отмечать их выполнение.

Совсем недавно стал планировать день с утра так:

  1. Прогресс
  2. Следующие действия
  3. 1-3 самых важных дела

На посошок, как говорится один нюанс

Многие ищут различные методы тайм-менеджмента, руководства и прочее. И читают, читают, читают, смотрят видео, слушают аудио и прочее. Но проблема не в этом. Недостатка в информации нет, мало того, предложений море — книги, статьи, курсы, тренинги.

Другое дело, что многие остаются на том же самом месте, ничего не поменялось. Потому что дело в голове. Как заставить себя начать делать? Как выпутаться из той информации, в которой запутался? Где найти пошаговую инструкцию? Это скучно! Мне нужно что-то новое и действенное. Мне нужна волшебная таблетка. Как доводить дела до конца? Как не отвлекаться? Кто мне гарантирует результат? …

Ответ прост. Никто ничего тебе не гарантирует, мир — это неопределённость. Вам нужно просто начать с чего-то и корректировать по пути, избавляясь от неэффективного и добавляя что-то другое для тестирования.

Новое ничего хорошего не принесёт. Только забьёт голову ненужной информацией. Хорошее вы можете себе создать сами, больше никак. Хватит бегать за новыми фишками, как собака за своим хвостом.

Вот прям, так: начни делать то, что прочитал, делай так минимум 2 месяца и оценивай результаты по ходу. Создай себе привычку! Затем двигайся дальше — меняй, удаляй, прибавляй.

Если интересно, обо мне и чем я могу быть вам полезен здесь >>.

Успешного управления временем!

 

Если статья понравилась и хочешь сохранить её – поделись ею, жми кнопки под статьёй — Поделиться.
Получай все статьи и новости сайта в свой Вконтакте, Facebook или на электронную почту — подпишись на статьи сайта (справа).
Поделись своим мнением в комментариях, так статьи будут интереснее и ценней!